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Negli ultimi anni il whistleblowing ha acquisito crescente rilevanza a livello internazionale.

In Italia, a partire da marzo 2023, le aziende con più di 50 dipendenti sono tenute a dotarsi di un sistema interno per la gestione delle segnalazioni. Si tratta non solo di un obbligo normativo, ma anche di un’opportunità per creare un ambiente di lavoro più sicuro, trasparente e competitivo.

Che cos’è il WHISTLEBLOWING?

Il whistleblowing è la pratica che consente a dipendenti, collaboratori e terze parti di segnalare, in modo anonimo e protetto, comportamenti illeciti o irregolarità all’interno dell’azienda.

Non si tratta di semplici reclami, ma di denunce relative a frodi, corruzione, conflitti di interesse, discriminazioni, abusi o violazioni di leggi e del Codice Etico, con potenziali impatti significativi su persone e business.

Un sistema efficace prevede canali dedicati, riservatezza delle informazioni, protezione dalle ritorsioni, tempi di risposta chiari e tracciabilità delle azioni di follow-up.

Possono segnalare dipendenti, fornitori, consulenti o clienti: in sostanza, chiunque individui un rischio.

La gestione corretta delle segnalazioni consente di prevenire danni economici e legali, individuare tempestivamente criticità organizzative e rafforzare la cultura della trasparenza.

WHISTLEBLOWING interno ed esterno

Le segnalazioni possono avvenire attraverso due principali modalità.

Il whistleblowing interno coinvolge i dipendenti che individuano comportamenti illeciti o irregolari e li comunicano tramite canali sicuri messi a disposizione dall’azienda, garantendo anonimato e protezione da eventuali ritorsioni.

Il whistleblowing esterno, invece, riguarda le segnalazioni provenienti da clienti, fornitori o da chiunque abbia contatti con l’impresa, fino alla possibilità di rivolgersi direttamente alle autorità competenti.

In entrambi i casi, è fondamentale che la denuncia riguardi illeciti previsti dalla normativa nazionale o europea, assicurando così che le segnalazioni siano rilevanti, legittime e gestite secondo criteri di correttezza, trasparenza e responsabilità.

Quali segnalazioni rientrano

I whistleblower possono segnalare un ampio spettro di comportamenti scorretti, che spaziano dalla corruzione e dall’abuso di potere, alle molestie e discriminazioni sul lavoro, fino a frodi fiscali, riciclaggio di denaro e violazioni della privacy o uso improprio dei dati.

Rientrano tra le segnalazioni anche la falsificazione di documenti, l’insider trading, le violazioni ambientali, nonché le infrazioni legate alla proprietà intellettuale e ai diritti umani.

Portare alla luce queste situazioni significa tutelare non solo l’azienda, ma anche l’intera collettività, rafforzando trasparenza, legalità ed etica in ogni ambito.

OBBLIGHI DI LEGGE

Con la Direttiva UE 2019/1937, dal 17 dicembre 2023 tutte le aziende italiane con oltre 50 dipendenti devono dotarsi di un sistema di whistleblowing. Il processo di segnalazione prevede tre livelli:

1. Segnalazione interna

Il dipendente comunica l’irregolarità attraverso un canale dedicato dell’azienda, pensato per garantire riservatezza e protezione.

2. Segnalazione alle autorità competenti

Se la gestione interna non risolve il problema, il whistleblower può rivolgersi ad ANAC o ad altre autorità designate, che assicurano un controllo indipendente.

3. Segnalazione pubblica

Solo in ultima istanza la denuncia può essere resa pubblica, con possibili conseguenze anche gravi sul piano economico e reputazionale per l’impresa.

Tempistiche operative

Per garantire trasparenza e tutela, chi riceve la segnalazione è tenuto a confermarne la presa in carico entro 7 giorni e a fornire un aggiornamento sostanziale entro 3 mesi.

Nei casi più complessi, questo termine può essere esteso fino a 6 mesi, purché ne venga data adeguata motivazione.

Tali tempistiche devono essere chiaramente indicate nella policy aziendale, comunicate al segnalante e monitorate attraverso una piattaforma dedicata che assegni un ID univoco, invii promemoria automatici e gestisca eventuali escalation.

In questo modo l’intero iter rimane trasparente, le aspettative delle parti coinvolte risultano allineate e la fiducia nel processo viene rafforzata.

I vantaggi per le aziende aziende

Il whistleblowing è molto più della semplice compliance: consente di intercettare tempestivamente irregolarità e rischi operativi, riducendo la probabilità di sanzioni, contenziosi e fermi produttivi.

La tracciabilità del processo (chi fa cosa, quando e con quali evidenze) rende la trasparenza misurabile e rafforza la fiducia di clienti, partner, investitori e candidati.

La piattaforma centralizza le evidenze e lo storico delle segnalazioni, semplificando i controlli e le valutazioni dei partner.

Questo approccio favorisce l’accesso a gare e filiere con standard elevati di integrità, facilita il dialogo con assicurazioni e istituti di credito e contribuisce a migliorare i rating ESG, agevolando l’ingresso in bandi e supply chain più esigenti.

Un canale sicuro alimenta una cultura “speak-up” fondata su responsabilità e ascolto: crescono engagement, produttività e retention.

Il risultato è un governo dei rischi più solido e un’azienda più competitiva nel tempo: un sensore organizzativo che accelera le correzioni e rende visibili i progressi.

Perchè scegliere un software di whistleblowing

Affidarsi a una semplice casella email o a una linea telefonica non è sufficiente: strumenti di questo tipo non garantiscono né anonimato né un livello adeguato di sicurezza.

Il software di Mr Keting risponde a tutte queste esigenze: offre una piattaforma sicura e criptata, che tutela l’identità dei whistleblower e al tempo stesso semplifica il lavoro interno di gestione delle irregolarità, trasformando un obbligo normativo in un’occasione di crescita per l’organizzazione.